جلسه پانزدهم: استاندارد چکیده‌نویسی ایزو214(2)

پانزدهمین جلسه از «دوره جامع نمایه‌سازی و چکیده‌نویسی» از سری جلسات دورهمی علمی کتابداران که هر هفته به همت کتابخانه آیت‌الله العظمی بروجردی و با تدریس دکتر سیدمهدی طاهری دانشیار گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه علامه طباطبایی برگزار می‌گردد، در روز پنجشنبه 15دی ماه 1401 به صورت مجازی تشکیل شد.

در جلسه گذشته به بررسی استاندارد چکیده نویسی ایزو 214 پرداختیم، در این جلسه نیز به ادامه بررسی متن استاندارد می‌پردازیم.

Relevance: برآوردن نیاز به خواندن تمام متن مقاله.

گاهی برخی مقالات و منابع برای پژوهشگر در درجه دوم اهمیت و علاقمندی هست و بحث اصلی پژوهشگر نیست. در این موارد چکیده کمک می کند و باید اطلاعات کافی را داشته باشد که کاربر را از خواندن کل منبع بی نیاز کند. فرض کنید در مواردی شما نیاز به مرور پیشینه ها دارید و واقعاً نیاز ندارید که همه پیشینه ها را بخوانید، آن قسمتی که خاص و شاخص هستند و در گروه بندی ها برجسته هستند، را می خوانید و بقیه را فقط به خواندن چکیده بسنده می کنید. بنابراین چکیده باید اطلاعاتی را بدهد که فرد را از خواندن متن بی نیاز کند.

در بخش دیگری تاکید می کند که اگر نیاز باشد که تمام متن چکیده جستجو شود، این چکیده باید برای جستجوی تمام متن توسط کامپیوتر مناسب باشد. بنابراین باید ویژگی داشته باشد و آنقدر مناسب باشد که وقتی روی آن full text search و  free text searchانجام می‌دهیم، اطلاعات مناسبی را به ما بدهد و نیاز کاربر را برطرف کند. زمانی این کار برای بازیابی اطلاعات است که بر اساس نیازمان سند مرتبطی را پیدا کنیم و زمانی هم برای Alerting به معنای اطلاع دادن و اعلام کردن است. در این موارد، سیستمهای ماشینی (alerting system) کارشان این است که علایق پژوهشی فرد را از وی به صورت کلیدواژه می گیرند، در متن، جستجو می‌کنند و اعلام می کنند که منبع یا رکوردی با این مشخصات یافت شد یا خیر. مثلاً updating search یک نوع alerting است یا کتابخانه دیجیتال کالیفرنیا یا گوگل آلرت یک نوع alerting است.

در این حالت ممکن است چکیده را برای شخص آلرت کنند، بنابراین چکیده باید آنقدر مفید باشد و قابلیت آلرت داشته باشد که بتوانند آلرت کنند.

این قسمت یک سری توصیه به نویسندگان دارد؛ چرا که چکیده هم توسط نویسنده مقاله تهیه می‌شود، هم توسط ویراستار، به همین دلیل توصیه به هر دو قشر دارد. البته امروزه به نویسنده اثر (author)، پدیدآورنده یا creator می‌گویند.

همه مقالات ژورنالها، نوتها، نامه‌های به سردبیر و ... به عنوان بخشهای فنی و یا قسمتهایی که به صورت پژوهشی هستند، باید حتما چکیده داشته باشند. بنابراین مقالات ژورنالی، پژوهشی و ... باید چکیده کامل داشته باشند و نوتها، یادداشتهای سردبیر و ... باید چکیده‌های خلاصه نوشته شود. یعنی اینها هم مشمول چکیده می‌شوند، منتها چکیده‌ها خلاصه‌تر است.

چکیده برای هر کدام از گزارشها، جزوه‌ها و ... تهیه می‌شود، همچنین چکیده برای مونوگرافها (تک‌نگاشتها یا کتابها که در آن بحث تمام می‌شود.) و مجموعه مقالات همایشها نیز آماده می‌شود. برای اینها معمولاً چکیده‌های راهنما درست می‌کنیم، چون بخشهای آن پراکنده و چند قسمتی است. شما ممکن است برای یک مقاله از مجموعه مقالات، یک چکیده تمام‌نما درست کنید، اما برای کل مجموعه مقالات نمی‌توانید چکیده تمام‌نما درست کنید و باید چکیده راهنما درست کنید. در مونوگرافها هم به همین شکل است؛ یعنی به صورت چند فصلی هستند، مثل یک گزارش پژوهشی یا پایان‌نامه نیستند؛ بنابراین چکیده راهنما تهیه می‌شوند. در جلسه پیش هم توضیح دادیم که چکیده‌های تمام‌نما برای منابعی است که یک مطلب در آن به اتمام می‌رسد و به یک مبحث می‌پردازد و برای آن منابعی که بخشهای مختلف دارند و پراکنده هستند یا به یک مبحث کامل نمی‌پردازند، چکیده راهنما تهیه می‌شود.

برای  گواهی ثبت اختراع (patents) هم می‌توانید چکیده تهیه کنید، همانطور که می‌دانید، پایگاههای ثبت اختراع همه چکیده دارند، برای گواهی‌های ثبت اختراع، چکیده تمام‌نما تهیه می‌شود، به این دلیل که در patents کاملاً توضیح داده شده است که چه فرایندی رخ داده، مثلاً فلان اختراع از فلان روش استفاده کرده و فلان خروجی را دارد. بنابراین چون patents مثل گزارشهای پژوهشی هستند،  برای آنها چکیده تمام‌نما تهیه می‌شود، یعنی یک پژوهشی انجام می‌شود و بعد براساس آن پژوهش یک گزارش تهیه می‌کنیم که تمام مراحل پژوهش و یافته‌های آن را هم بیان می‌کند، patents هم یک اختراع پژوهشی است که گزارش می‌شود؛ پس برای آن چکیده تمام‌نما مناسب‌تر است. اگر patents را نگاه کنید، شبیه مقالات پژوهشی (research papers) هستند و کاملاً ساختارمند و دارای یافته هستند. اگر محدودیت واژگان وجود داشته باشد که برخی از patents محدودیت دارند، شما می‌توانید چکیده تمام‌نما-راهنما تهیه کنید ولی اصل آن چکیده تمام‌نما است.

در بخش بعدی گفته شده، چکیده را می توان در مورد منابع ثانویه یا سرویسها استفاده کرد، منابع ثانوی مثل: چکیده‌نامه‌ها یا پایگاههایی که چکیده را ایندکس می‌کنند، مثل:chemical abstract  چکیده‌نامه شیمی و ... ؛ یعنی اگر چکیده کپی‌رایت نداشته باشد که ندارند و متادیتا به شمار می‌آیند، اگر خوب تهیه شده باشند، می‌توانند در این سرویسهای ثانوی و چکیده‌نامه‌ها ارائه شوند و از آنها استفاده شود.

در ادامه در متن استاندارد بیان شده است که انواع چکیده‌هایی که نویسنده تهیه می‌کند باید بیس مناسبی داشته باشند تا برای سرویسهای ثانوی قابل استفاده باشد و اگر چکیده‌ها مختصر و شکسته هستند، می‌شود برای آنها چکیده‌های مفصل‌تر و کامل‌تری تهیه کرد.

نکته مهم آن این است که از چکیده‌ها می‌توان در سرویسهای ثانوی استفاده کرد. همچنین بیان می‌کند که می‌شود از چکیده‌ها در کارتهای اسناد استفاده شود که به آن (abstract sheets) گفته می‌شود. این کارتها در گذشته به صورت چاپی بودند که استاندارد مخصوص به خود را داشتند (ایزو5122) که طریق انتشار آن را توضیح داده است. مثل چکیده نامه‌های مقالات کنفرانسها که قبل از کنفراس معمولاً منتشر می‌شود که تقریباً این چکیده ها از نوع extended abstract به حساب می‌آیند. بعضی از چکیده‌ها که مربوط به منابع پژوهشی و گزارشات پژوهشی است، تمام‌نما و برخی دیگر که مربوط به منابع غیرپژوهشی است، راهنما و بعضی هم تمام‌نما-راهنما هستند. این نوع چکیده‌ها می‌توانند در این شیت‌ها منتشر شوند، قبلاً کارتهای چکیده وجود داشت که براساس عنوان مقاله تنظیم می‌شدند و قابل بازیابی و مطالعه بودند.

استانداردی وجود دارد که ویژگی های این شیتها را بیان می کند، در حال حاضر از این شیتها کمتر استفاده می‌شود، چون به صورت ماشینی تهیه می‌شوند.

Document content: در این بخش شکل محتوا را بیان می‌کند،

در بخش presentation style نمایش و شکل بازنمون چکیده را بیان می‌کند، در این قسمت ساختار محتوای چکیده را توضیح می‌دهد و شکل نمایش و بازنمون آن را بیان می‌کند که چکیده در کجای متن قرار بگیرد و محل قرار گرفتن چکیده را بیان می‌کند. در مورد محل قرار گرفتن چکیده گفته می‌شود که اولین جای ممکن در داکیومنت، البته بعد از عنوان قرار بگیرد. که معمولاً در مقالات و مجلات مختلف می‌بینیم که ابتدا عنوان قرار می‌گیرد، بعد از آن چکیده و در ادامه متن اصلی مقاله قرار می‌گیرد.

در ژورنالها، چکیده‌ها در صفحه اول هر مقاله جای می‌گیرد. طبق این استاندارد گفته می‌شود، معمولاً بین اطلاعات عنوان و اطلاعات نویسنده و متن اصلی قرار بگیرد و بعد گفته شده که مطلوب است که چکیده در abstract sheet جای بگیرد. البته در گزارشهایی که به صورت جداگانه منتشر می‌شوند، چکیده را می‌توانید در صفحه عنوان (title page)  یا در documentation page و یا در صفحه سمت راست فهرست مطالب (table of content ) بیاورید.

در مونوگرافها مثل پایان‌نامه‌ها یا کتابها، می‌توانید چکیده را در پشت صفحه عنوان بیاورید.

چکیده هر فصل در صفحه اول آن فصل جای می‌گیرد.

در ادامه توضیحی داده شده درباره اینکه چه چیزهایی بهتر است که برای کاربر تهیه شود تا بتواند راحت به مطلب مورد نیازش دسترسی پیدا کند و تصمیم بگیرد.

نکته:

در این بخش گفته می‌شود که باید اهداف اصلی بیان شود، اهداف فرعی گفته نمی‌شود و متداول هم نیست. دامنه مطالعه بیان می‌شود که معمولاً برای چکیده‌های راهنما استفاده می‌شود، دلیل خلق این شیء محتوایی بیان شود، مگر اینکه قبلاً در عنوان به صورت روشن بیان شده باشد که چرا این داکیومنت نوشته شده. همچنین بیان می‌شود که مراجعه به ادبیات قبلی (پیشینه) اگر به عنوان بخش مهمی از پژوهش است، ضروری است. یعنی اگر مطالعه تاریخی انجام می‌دهیم، و بخشی از ادبیات قبلی در آن مهم است و جزء هدف به حساب می‌آید و باید حتماً ذکر شود، می توان آن را هم اضافه کرد.

نکته:

در بخش متدلوژی چکیده هم، چهار بخش را ذکر می‌کنیم، جامعه پژوهش، روش پژوهش، ابزار گردآوری داده و روش گردآوری داده. اطلاعات اضافی هیچ ارزشی در چکیده ندارند. در این استاندارد بیان می‌کند که روشهای جدید در متدولوژی را می‌توانید شناسایی و بیان کنید؛ به این معنا که اگر از روش خاصی غیر از روشهای متداول استفاده کرده‌اید، که ممکن است ترکیبی هم باشد، می‌توانید اشاره کنید که صحیح است، چرا که جزئی از روش‌شناسی است.

در بخش دیگر، عنوان می‌کند: برای داکیومنتهایی که روش آنها غیرتجربی است، می‌توانید منابع داده‌ای یا (data sources ) و پردازشهای داده‌ای که انجام داده‌اید -مثلاً در پژوهشهای کیفی، مقوله‌بندی‌هایی که انجام داده‌اید- را می‌توانید در چکیده بیاورید. در نتیجه، نباید افزون‌گویی یا حشو وجود داشته باشد، یافته‌ها می‌تواند تجربی و آزمایشی باشد و یا می‌تواند نظری باشد. روابط بین داده‌ها، مشاهدات مؤثر و ... را نشان دهید و بسته به نوع پژوهش، یافته‌ها را نشان دهید و یا حتی ارزشهای عددی پژوهشها را می‌توانید در چکیده بیان کنید.

Conclusion درک نهایی که ما از یافته ها به دست می‌آوریم که شامل رد یا قبول فرضیه‌هاست، یا ارزیابی‌هایی که انجام شده که مطرح می‌کنیم. در این قسمت بیان می‌کند که در بخش نتیجه یا Conclusion می‌توان یک سری پیشنهاد ارائه نمود.

نکته:

البته نباید زیاده‌روی کرد و هر چیز مهمی را در قسمت Conclusion چکیده بیان کرد. چیزهایی را که به نظر خیلی مهم می‌آیند ولی در آن چهار دسته نمی‌گنجند، می‌توانید اضافه کنید، اما به صورت خلاصه و کوتاه که ذیل Conclusion اضافه می‌کنیم که به آن collateral information گفته می‌شود.

اطلاعات کتابشناسی در انتشارات اصلی مثل مجلات و ... را که شامل bibliography satiation می‌شوند، می‌توانید در صفحه چکیده بیاورید. یعنی در همانجایی که چکیده را می‌آورید، یا در پایین مطالب حاشیه‌ای آن.

در انتشارات دست دوم یا secondary publications، مثل چکیده‌نامه‌ها و پایگاههای چکیده، هر چکیده‌ای که به صورت جداگانه تولید می‌شود و با خود منبع نیستند، اطلاعات کتابشناختی باید پیش از چکیده بیاید، به این دلیل که کاربر ابتدا اطلاعات کتابشناختی منبع را بخواند و با منبع آشنا شود و بعد چکیده را بخواند. البته در همین متن گفته شده که بعد از چکیده هم می‌توانید اطلاعات کتابشناختی را بیاورید، ولی بهتر است که قبل از چکیده بیاید.

در قسمت بعدی، درباره نمایش چکیده‌ها به صورت چاپی روی شیتهای چکیده گفته شده است که به چه اندازه باشد و گفته می‌شود که مناسب است اطلاعات کتابشناختی هم در آن ذکر شود و خوب است که همراه با منبع اصلی باشند. این مطلب درباره نوع چاپی است و نمونه های الکترونیکی نیازی به این قسمت ندارند. در ادامه اندازه و صحت و دقت منبع را ذکر کرده است.

همچنین برای چکیده اکثر مقالات و برخی مونوگرافها در این استاندارد، طول چکیده برای مقالات 250 کلمه و برای نوتها و short communications 100 کلمه و برای letter to editor حداکثر30 کلمه، گفته شده است. در حقیقت برای این نوع داکیومنت‌ها، یک چکیدۀ یک جمله‌ای کافی است. برای گزارش‌های طولانی‌تر و پایان‌نامه‌ها تا 500 واژه مجاز است، اما در استاندارد (Z3914) توصیه 300 کلمه است.

برای دانشجویان یا متخصصان علم اطلاعات توصیه می‌شود که یکبار متن استاندارد را مطالعه نمایند تا با نکته‌های آن بیشتر آشنا شوند.

ادامه مطالب این استاندارد را در جلسات آینده مرور خواهیم کرد.

تهیه و تنظیم گزارش: بنت الهدا موحدی محب