دوره جامع چکیده‌نویسی و نمایه‌سازی

جلسه چهاردهم: استانداردهای چکیده‌نویسی (ایزو214)

چهاردهمین جلسه از «دوره جامع نمایه‌سازی و چکیده‌نویسی» از سری جلسات دورهمی علمی کتابداران که هر هفته به همت کتابخانه آیت‌الله العظمی بروجردی و با تدریس دکتر سیدمهدی طاهری دانشیار گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه علامه طباطبایی برگزار می‌گردد، در روز پنجشنبه 8 دی 1401 به صورت مجازی تشکیل شد.

در جلسه گذشته درباره استانداردهای چکیده‌نویسی صحبت شد و گفتیم که بهتر است براساس استانداردها پیش برویم که جلوی سلایق و برداشتهای شخصی را بگیریم. در همه زمینه‌ها بخصوص در حوزه سازماندهی دانش این بحث را به صورت پررنگتری می‌بینیم که خیلی از رفتارهای حرفه‌ای، بیشتر مبتنی بر تجربیات و شنیده‌هاست و کمتر توجه دقیق به استانداردها. من این مسئله را بیشتر در کشور ایران می‌بینم و در کشورهای دیگر شاید وضعیت متفاوت باشد. در برخی کشورها بهتر و در برخی نامناسبتر. خوب است که افرادی که در این حوزه‌ها کار می‌کنند، حتماً متن اصلی استانداردها و منابع مرجع را ملاک قرار دهند تا به یکدستی برسند و به رفتار صحیح حرفه‌ای دست پیدا کنند و به تفکر و منطق صحیح برسند. بنابراین تصمیم بر این بود که علاوه بر اینکه سعی می‌کنیم از منابع مرجع استفاده کنیم و از روی آنها مباحث را عرض کنیم، متن استانداردها را هم مروری داشته باشیم. به نظر می‌رسد در هر حوزه‌ای، مرور استانداردها حتی اگر یکبار به صورت سریع باشد، خالی از لطف نیست و می‌دانیم که در هر مبحثی در استاندارد به آن اشاره شده و در صورت لزوم به آن مراجعه می‌کنیم. استانداردی که ما بررسی می‌کنیم، ابتدا ایزو214 (ISO214) است به دلیل ماهیت بین اللملی آن، سپس استاندارد زد 3914 (Z3914) که مبنای استاندارد ایزو214 است، بررسی می‌شود. استاندارد زد3914 اندکی مفصل‌تر است و ویرایش جدیدتری دارد. یعنی آخرین ویرایش آن مربوط به سال 2015 میلادی است. البته متنی که در حال حاضر مشاهده می‌کنید، مربوط به سال 1976 است. همانطور که گفته شد، زد3914 هم متن طولانی‌تری نسبت به ایزو دارد و هم به روزتر است و مباحث جدیدتری را شامل می‌شود. مثالهای بیشتری هم دارد. به هر حال ابتدا به استانداردهای بین‌المللی می‌پردازیم و بررسی می‌کنیم و بعد از آن استانداردهای کشورهای دیگر را، چون ملاک ما استانداردهای بین المللی است. مثلاً استانداردهای امریکایی در حوزه علم اطلاعات سطح بالاتری دارند، در حوزه های دیگر اطلاعات زیادی نداریم. این استاندارد (ایزو214) محتوای زیادی ندارد و بخشی از آن را در جلسه گذشته توضیح داده‌ایم، بنابراین نکات مهم و خلاصه‌ای از آنچه در این استاندارد بیان شده است را با هم مرور می‌کنیم. در حقیقت اصل چکیده‌نویسی براساس این استاندارد است.

در متن استاندارد:

Introduction: در این قسمت به این مسئله اشاره می‌شود که سرعت انتشار علم خیلی زیاد است و لازم است از ابزارهایی که به دسترسی بهتر کمک می‌کنند، استفاده کنیم. یکی از آنها انواع چکیده است و می‌تواند توسط نویسندۀ برونداد یا شخص دیگری تهیه شود و در اختیار استفاده کنندۀ نهایی قرار بگیرد تا به وی کمک کند که آیا ضرورت دارد از آن محتوا استفاده کند یا خیر. تا کنون انواع مختلفی از چکیده‌ها را مطرح کردیم؛ چکیده تمام‌نما مخاطب را از خواندن متن بی‌نیاز می‌کند، چکیده راهنما، ضرورت مطالعه متن اصلی را نشان می‌دهد. اما اگر در متن اصلی استاندارد ببینید، آن چیزی که مطرح شده و کلی‌تر است و انوع چکیده را در بر می‌گیرد، این است که کاربر را کمک می کند تا محتوای اصلی سند را، هم به صورت صحیح و هم به شکل دقیق شناسایی کند، و ارتباط سند را با حوزه مورد نظر خود پیدا کند که آیا با حوزه مورد مطالعه‌اش ارتباط دارد یا خیر. همچنین به وی کمک می‌کند که تصمیم بگیرد آیا ضرورت دارد که کل متن را بخواند یا خیر؟

Scope and field of application

کاربرد این استاندارد را بیان می کند.

Definitions

که جلسه گذشته درباره آن صحبت کردیم، بازنمونی از محتوا به صورت خلاصه و دقیق است و معمولاً باید بدون تفسیر و نقد باشد. مهم نیست این بازنمون را چه کسی تهیه کرده باشد، نویسنده یا چکیده‌نویس. در این قسمت دو سه یادداشت نوشته شده است که به چند نکته اشاره دارد:

یادداشت اول:

با وجود اینکه این بازنمون (چکیده) باید بدون نقد و تفسیر نوشته شود، ولی بهر حال شخصی که چکیده تهیه می‌کند، خواه ناخواه چون پیش‌زمینه ذهنی ندارد، مقداری تفسیر و نقد در کارش دیده می‌شود و این امری طبیعی و عادی است ولی بهتر است که نقد مناسبی نوشته شود و خیلی سوگیرانه نباشد که ذهن را از محتوای اصلی دور کند. اگر بخواهید چکیده‌نویسِ قوی بشوید، باید این اصل را همیشه مد نظر داشته باشید؛ نظریه‌ای وجود دارد با این مضمون که: «معنای متن درست درک نمی‌شود، مگر اینکه خوانده شود.»؛ یعنی وقتی متن خوانده می‌شود، بین آن چیزی که در ذهن خواننده هست (background knowledge) با متن ارتباط برقرا ر می‌شود، معنا تولید می‌شود. قطعاً معنایی که تولید می‌شود، از شخصی به شخص دیگر متفاوت است. حتی اگر آن اشخاص دوقلوهای یکسان باشند. این بحث دقیق و چالش برانگیزی است. این درصد تفاوت می‌تواند زیاد یا کم باشد، ولی به هر حال درک متفاوتی خواهد بود. شاید در کلیات درک مشترکی داشته باشند، ولی وقتی وارد جزئیات می‌شویم درک هم متفاوت می‌شود. این معانی متفاوت همان تفسیر و نقد است که خودبخود در ذهن چکیده‌نویس به وجود می‌آید و تأثیرگذار است و این مسئله اثبات شده است و اجتناب‌ناپذیر است. مسئله این است که این نقد مناسب باشد و خیلی با محتوای متن اصلی تفاوتی ایجاد نکند. خواننده وقتی به چکیده مراجعه می‌کند به چکیده‌نویس اعتماد می‌کند و اگر تفسیر و نقد چکیده‌نویس خیلی مناسب نباشد و خیلی عمیق و سوگیرانه باشد، درکی که به دست می‌آورد درک مناسبی از محتوا نخواهد بود.

یادداشت دوم:

نکته دیگری که در یادداشت دوم مطرح شده، در خصوص استفاده از واژه چکیده است. قبلاً از واژهایی مثل سیناپس و ... استفاده می‌شد، اما الان خوشبختانه واژه abstract جا افتاده است و همه به معنای امروزی آن (فشرده و خلاصه‌ای از متن که دارای ساختار و هدفمند است) اجماع دارند، در گذشته به این شکل نبود و واژگان مختلفی به جای یکدیگر به کار گرفته می‌شدند که حائز اهمیت بود، مثل سیناپس که قبلاً بیشتر برای رزومه استفاده می‌شده، ولی گاهی به جای چکیده به کار می‌رفته است. گفته می‌شد که رزومه چون مربوط به سوابق آموزشی و پژوهشی شخص است، نویسنده تهیه می‌کند، اما چکیده، ممکن است توسط شخص دیگری تهیه شود. در حقیقت این دو با یکدیگر مقایسه می‌شوند؛ به این معنا که این دو واژه مقداری هم پوشانی معنایی دارند که جالب است. بعد از آن گفته شد، سیناپس را نویسنده تهیه می‌کند، ولی چکیده را شخص دیگری می‌نویسد؛ بنابراین بین این دو تمایز قائل شدند و بسته به نوع تهیه‌کننده آن با یکدیگر متفاوت شدند. البته همانطور که می بینیم، الان دیگر آن مسئله وجود ندارد. هم یک نویسنده می‌تواند برای متن خود، چکیده تهیه کند و هم شخص دیگری، اینکه نویسندۀ چکیده حتماً شخص دیگری باشد، صحیح نیست.

در قسمت دیگر درباره انواع چکیده توضیح داده شده که هر کدام در چه موردی استفاده می‌شوند و ما به تفصیل شرح داده‌ایم. اینکه چه نوع چکیده‌ای تهیه شود، بسیار با ماهیت اثر مرتبط است. در حقیقت معیاری ارائه می‌دهد که این چکیده، تمام‌نما باشد یا راهنما. در اینجا از واژه discursive استفاده کرده است به معنای تشتت و پراکندگی و معیار بسیار خوبی در اینجا ارائه داده است که چکیده تمام‌نما بیشتر برای کارهایی که ماهیت تجربی دارند یا اسناد استفاده می‌شود، به این معنا که اگر محتوایی از ابتدا به مبحثی پرداخته باشد، ما برای آن، چکیده تمام‌نما تهیه می‌کنیم و واقعاً از لحاظ عملیاتی می‌توان این کار را انجام داد، وقتی که یک بحث روی یک موضوع متمرکز است و از جنبه‌های مختلف، یک موضوع را بررسی می‌کند در واقع مقالات پژوهشی و پایان‌نامه‌ها دقیقاً چنین ماهیتی دارند، همانطور که قبلاً هم گفتیم برای گزارشهای پژوهشی و ... چکیده تمام‌نما تهیه می‌کنیم؛ چرا که این نوع مقالات روی یک موضوع بحث می‌کنند و یکدست هستند. البته برای دیگر انواع مقالات مثل مقالات تحلیلی می‌توان از چکیده تمام‌نما استفاده کنیم، ولی بحث این است که وقتی موضوع متمرکز باشد می‌توانیم از چکیده تمام‌نما استفاده کنیم. ولی برای منابعی مثل مقالات مروری، متن کامل یک کتاب یا بخشهای مختلف یک کتاب، چون مباحث پراکنده و متفاوت و با دیدگاهها و نویسندگان متفاوت هستند، از چکیده راهنما استفاده کنیم. بنابراین معیار خیلی قشنگی به ما می‌دهد که اگر منبعی روی موضوع خاصی تمرکز کرده است، چکیده تمام‌نما تهیه شود، و اگر به موضوعات متفاوتی پرداخته یا نویسندگان متفاوتی در جنبه‌های مختلف داشته باشد، چکیده راهنما تهیه کنیم. این شاخص خیلی قشنگی است که براساس آن تصمیم بگیریم چه نوع چکیده‌ای برای منبع خود تهیه کنیم.

یادداشت سوم:

در این یادداشت به این نکته اشاره می شود که تمایل برای تهیه چکیده راهنما بیشتر است، چرا که از لحاظ اقتصادی مقرون به صرفه هستند. حتی اگر این چکیده راهنما خیلی هم مفصل باشد، بهر حال هزینه تمام شده این چکیده خیلی کمتر از چکیده تمام‌نماست. البته باید به این نکته توجه کرد که اگر لازم است برای منبعی چکیده تمام‌نما تهیه شود، بخاطر صرفه اقتصادی چکیده راهنما به سمت تهیه چکیده راهنما برویم.

نکته ای که باید به آن توجه شود اینکه آیا لازم است که ما فاکتور اقتصادی را در نظر بگیریم یا خیر؟ به دلیل اینکه در چکیده‌نویسی و در نمایه‌سازی در شکل سنتی آن، نسبت به دیگر فرایندهای سازماندهی دانش،  فرایندهایی وجود دارد که از جنبه‌های مختلف هزینه‌بر هستند، دلیل آن هم این است که این کار یک کار لوکس بوده، چرا که نمایه‌سازی و چکیده‌نویسی توسط مراکز دکومانتاسیون و دبیزشگاهها یا در کتابخانه‌های تخصصی انجام می‌شده است. چون از جنبه‌های مختلفی هزینه‌بر است، نیروی متخصصی نیاز است که با این فرایندها آشنا باشد، بنابراین وقتی نیروی انسانی متخصص باشد، حقوق و دستمزد بالاتری هم دریافت می‌کند، در حقیقت هزینه نمایه‌سازی یک کتاب با فهرستنویسی آن قابل مقایسه نیست. به هر حال به این دلیل که از جهت ثبت روابط، فرایند هزینه‌بری است، بنابراین بحث سودمندی و کاربری روی تهیه نمایه‌ها و چکیده‌ها بسیار تأثیر‌گذار است و از عواملی است که همیشه بررسی می‌شود. با این تفاصیل در بحث نمایه‌سازی و چکیده‌نویسی به این جنبه توجه می‌شود که چقدر هزینه‌بر هستند، این مسئله باعث می‌شود که این سوال مطرح شود که چرا چکیده تمام‌نما هزینه‌بر تر از چکیده راهنماست؟درک این مطلب خیلی به کسانی که می‌خواهند استاندارد کار کنند، مهم است و بعد از آن در کاربرد برای ما کارآیی دارد.

نکته:

اگر بخواهید مبحث یا مهارت یا فن و حرفه‌ای کاربردی شود و بتوانید در جاهای مختلف که مورد نیاز است، مثل کتابخانه‌ها، کارگاهها، سیستم‌ها و طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌ها و ارائه خدمات و ... از آن به صورت کاربردی استفاده کنید، باید به آن به صورت عمیق بپردازید و فلسفه آن را بفهمید.

فرض کنید که اگر ما در یک حوزه علمی صد منبع داریم که از این تعداد، ده تای آن مرجع و نود تای بقیه غیرمرجع هستند. اگر شما این ده منبع مرجع را در ظرف مدت 20 روز مطالعه کنید، و بقیه را در 10 روز بخوانید، حتماً ده منبع مرجع تأثیرگذار تر است. عمیق خواندن زمان می‌برد و وقتگیر است.

در اینجا بیان می‌کند که با وجود اینکه چکیده راهنما خیلی هزینه کمتری دارد، حتی اگر به صورت عمیق به آن بپردازیم، اما اگر در جایی نیاز به تهیه چکیده تمام‌نما باشد، باید از همان نوع استفاده کنیم.

همچنین بیان می‌شود که اگر در طول چکیده و تعداد واژگان محدودیت برای چکیده تمام‌نما وجود دارد، یعنی نمی‌توانید 250 واژه داشته باشید یا نوع یا سبک سند می‌طلبد، بخشی از چکیده را به صورت تمام‌نما تهیه می‌کنیم و بخشی را به صورت چکیده راهنما؛ یعنی عناصر اصلی سند را به صورت تمام‌نما و جنبه‌های مختلفی که در مقاله یا منبع بحث شده به صورت چکیده راهنما.

در بخشی از این استاندارد، چکیده را از لحاظ نوع تهیه کننده از سیناپس متمایز کرد، اما این دلیل درستی نیست؛ چراکه چکیده را، هم خود نویسنده می‌تواند تهیه کند، هم شخص دیگری. در اینجا بیان می‌کند که چکیده نباید با extract و summery و annotation ... اشتباه گرفته شود، اگر چه با همه اینها مرتبط است، اما متفاوت از آنهاست.

annotation: یک توضیح یا کامنت خلاصه است برای یک سند، مثل کتابشناسی‌های گزارمانی (علاوه بر اینکه اطلاعات کتابشناختی منبع را ذکر می‌کنند، توضیح دو سه خطی هم درباره کتاب می‌آورند.) یکی از کاربردهای annotation توضیح درباره سند یا محتوای آن است و تفاوت عمده آن با چکیده این است که چکیده در مورد محتوای سند است ولی annotation هم در مورد خود سند و هم  در مورد محتوای سند صحبت می کند. تفاوت دیگر این است که معمولاً خیلی خلاصه هستند و ممکن است توصیف خیلی خیلی کوتاهی داشته باشند.

یکی از روشهای خیلی خوبی که باید یاد بگیریم، مقایسه است، اگر ما یک پدیده، مفهوم یا یک شی را با اشیاء دیگری که به نوعی با آن مرتبط هستند، مقایسه کنیم، چون نقاط تفاوت و تشابه آنها را بررسی می‌کنیم، درک ما نسبت به آن مفهوم یا شی بیشتر می‌شود.

extract: یک ویژگی مهم دارد که چه ماشینی تهیه شود و چه خود انسان تهیه کند، بخشی از خود محتواست که استخراج می‌شود. چکیده‌های ماشینی را automatic extraction می‌گویند. یعنی automatic extraction یا استخراج خودکار مساوی است با چکیده ماشینی. اصطلاح علمی و درست، چکیده‌های ماشینی یا automatic extraction است. ما نمایه‌سازی ماشینی را automatic indexing یعنی نمایه‌سازی خودکار می‌گوییم، اما در مورد چکیده این اصطلاح را به کار نمی بریم و به جای چکیده، اصطلاح automatic extraction به کار می بریم. یعنی استخراج ماشینی. چکیده را خود فرد با قلم و زبان خودش می‌نویسد، در حالی که extraction دقیقاً چیزی که در متن هست استخراج می‌شود، این مهمترین نقطه تمایز آن با چکیده  است که چه انسانی باشد و چه ماشینی، از خود سند استخراج می‌شود. در بخش دیگری از همین جلسات قبلاً اشاره کرده‌ایم که چکیده برهیخته یا extracted abstract هم داریم ولی استانداردها چنین چیزی را نمی‌پذیرد. این نوع چکیده یعنی از خود محتوا گرفته شده است و نمونه آن را در متون فارسی هم داریم، یعنی شخص قسمتهای خاص مقاله را از بخشهای مختلف هدف، روش‌شناسی و ... استخراج کرده و به عنوان چکیده در کنار هم قرار داده است. به این نمونه ها هم extracted abstract می‌گوییم.

اما در چکیده، ما چنین چیزی نداریم و طبق استاندارد، چکیده چیزی است که درباره محتوا توسط نویسنده یا شخص دیگری به عنوان چکیده‌نویس یا ویراستار نوشته شود. بنابراین ویژگی extracted ماشینی بودن آن است، چون ماشین توانایی جمله‌سازی ندارد و فقط استخراج می‌کند.

summery: خلاصه‌ای از مطلب هست که معمولاً در آخر مطلب آورده می‌شود، یک نوع بازگو کردن محتواست. مثل خلاصه انتهای فصلهای کتاب که نوعی summery است. البته الان دامنه آن بسیار گسترده‌تر از آن است و جهتی که کاربر در متن داشته را کامل و یا حفظ می‌کند.

یکی از تفاوتهای مهم چکیده با summery این است که در چکیده، هدف، روش شناسی و ... هم ذکر می‌شود اما در summery تمرکز، بیشتر روی conclusion و finding است. نباید summery را با چکیده‌ها مترادف بگیریم و به جای یکدیگر به کار ببریم.

تعریف امروزی چکیده که در بیشتر منابع آورده شده است، این است که چکیده را نوعی summery می‌دانند که دارای ساختار است و هدفمند تهیه می‌شود؛ به این معنا که بخشهای خاصی را به شکل خاصی نشان دهد و این به آن معنا نیست که هدفی پشت summery نیست. در اینجا هدفمند به نوعی معنای نظام‌مند دارد که قرار است با روشهای خاصی به جنبه‌های خاصی از منبع بپردازد. حتی امروزه برخی انواع چکیده را با summery مترادف می‌گیرند. مثلاً executive summery را گاهی اوقات با extended abstract مترادف می‌گیرند. در حقیقت از نظر ساختار، خیلی به هم نزدیک هستند. به حدی که الان تعریفی که وجود دارد این است که چکیده هم نوعی summery است، ولی ساختار دارد و هدفمند تهیه می‌شود، نظام‌مند است و تدوین آن دارای روش خاصی است.

قسمت های دیگر متن استاندارد در جلسه آینده بیان می شود.

تهیه و تنظیم گزارش: بنت الهدا موحدی محب