دورهمی علمی کتابداران استان قم با عنوان روشهای تدوین پایان نامه ارشد و رساله دکترا (نشست شانزدهم)
موضوع: چگونه یک جلسه دفاع مجازی موفق داشته باشیم؟
در ابتدا دکتر طاهری مدرس کارگاه به این نکته مهم اشاره کردند و گفتند: همانطور که می‌دانید تقریباً از اسفندماه سال 1398 همه ما درگیر همه‌گیری بیماری کرونا هستیم و این بیماری، ابعاد مختلف زندگی ما را تحت‌تاثیر قرارداده است. یکی از تاثیرات مهم آن، تاثیر بر امر آموزش بوده است که باعث گردیده آموزش به شکل مجازی صورت بگیرد و یکی از مسائل مهم نیز در بحث آموزش، برگزاری جلسات دفاع از پایان‌نامه‌های مقطع کارشناسی ارشد و رساله دکتراست که به صورت مجازی برگزار می‌شود. تشکیل جلسات آنلاین دفاع به هر حال شرایط خاص خود را می‌طلبد. چراکه محیط ارائه، محیطی مجازی است و از آنجایی که از قبل، آموزش ترکیبی برای حضور در محیط مجازی و حضوری را نداشته‌ایم، برای دانشجویان یک شوک بزرگ بوده و همین امر باعث گردیده که تحت‌تاثیر قرار بگیرند. همانطور که می‌دانیم سازگارشدن و عادت‌کردن به محیط مجازی و ویژگی‌های آن کاری زمانبر و طولانی است.
ایشان همچنین تاکید کردند: جلسه دفاع به خودی خود، بدلیل تلاشی که دانشجو برای کار خود انجام داده است، اهمیت فوق‌العاده‌ای دارد و استرس زاست. هرچه دانشجو توانمندتر باشد و تسلط بیشتری بر فضا و محیط پیرامون خود داشته باشد، قطعاً نتیجه بهتری کسب خواهد نمود، چرا که تمام تلاش چندین ساله دانشجو وابسته به جلسه دفاع است و اگر خوب مدیریت نشود، دانشجو مزد زحماتش را نخواهد گرفت.
دکتر طاهری خاطرنشان کردند، چنانکه قبلا هم گفته شد، این جلسه در ادامه جلسات پایان‌نامه‌نویسی است که دو سال گذشته با موضوع نکات مربوط به دفاع از پایان نامه برگزار گردید. در آن جلسه موارد کلی بیان شد و در این جلسه روی نکات مربوط به دفاع مجازی تاکید می‌شود.
وی یادآور شد، در ادامه به صورت تیتروار، مواردی را که باید در جلسه دفاع مجازی به آنها توجه شود ذکر می‌نماییم، به امید اینکه مورد استفاده دانشجویان قرار گیرد.
- مهمترین و اولین ویژگی این جلسه استرس زیاد آن است که مدیریت و تسلط بر جلسه برای دانشجو بسیار اهمیت دارد. بنابراین همانطور که قبلا هم توصیه شد، برای جلوگیری از استرس و ایجاد آرامش نسبی، از قرص پروپرانول40 یا 20 استفاده کنید. نکته جالب اینکه به دلیل اهمیت زیاد این جلسه تقریباً تمامی دانشگاهای دنیا توصیه‌هایی برای کاهش استرس داشته‌اند و تجربیات خود را از برگزاری جلسه دفاع در اختیار قرار داده‌اند.
- مورد دوم تهیه چک لیست از موارد و کارهایی است که قبل از دفاع باید انجام دهید، موارد مهم را یادداشت و با انجام هر کدام، آن را تیک بزنید.
- مهمترین و مهمترین و مهمترین ویژگی و تفاوت جلسه دفاع مجازی با حضوری، بحث فنی آن است. به این معنی که جلسه همان جلسه است با این تفاوت که چون در محیط فناورانه و ماشین و رایانه انجام می‌شود باید با این قضیه آشنایی کامل پیدا کنید تا فرایند دفاع موفقی را پشت سر بگذارید. این تکنولوژی‌ها نیاز به آشنایی دارد تا بتوانید حداکثر استفاده و بهره کامل را از آنها ببرید و بتوانید خود، جلسه را اداره کنید. و اِلّا هر کدام از آنها چالشهایی برای شما ایجاد می‌کند. در استفاده از این فناوری‌ها ممکن است با مشکلاتی مواجه شوید که به آنها technical difficult یا "مشکلات فنی" می‌گویند، که اگر قبل از جلسه دفاع بررسی نشوند، واقعاً مشکل‌آفرین خواهند بود. این بدان معناست که اگر کوچکترین خللی در مسائل فنی پیش بیاید، باعث بهم خوردن جلسه دفاع مجازی می‌شود. پس باید از قبل، تمام جوانب سنجیده شود، چون اگر جلسه دفاع به هم بخورد، هماهنگی دوباره اساتید برای برگزاری جلسه مجدد کار ساده‌ای نخواهد بود.
- مثل همیشه تاکید بر تمرین زیاد است. در جلسه حضوری به شکلهای مختلف می‌توان جلسه را مدیریت کرد. اما در جلسه مجازی تسلط بر اوضاع کمی مشکل‌تر است. بنابراین لازم است از قبل پیش‌بینی لازم صورت بگیرد تا در صورت بروز مشکل فنی به راحتی بتوانید بر اوضاع مسلط شوید. حال سوال اینجاست که چگونه این تمرینها را انجام دهید؟ در صورت امکان قبل از جلسه اصلی دفاع یک جلسه پیش‌دفاع با حضور اساتید خود داشته باشید و اگر امکان‌پذیر نبود با حضور دوستان خود این جلسه را شبیه‌سازی و برگزار کنید. این امر باعث می‌شود که اشکالات کار خود را متوجه شوید و در صدد رفع آن، برای جلسه اصلی دفاع برآیید. اگر هیچکدام از این موراد برایتان مقدور نبود، از خودتان فیلم بگیرید و بعد فیلم خود را بازبینی کنید و با رویکرد نقادانه، به نقد عملکرد خود بپردازید و نقایص کار خود را برطرف نمایید.
- نکته بعد که باید به آن توجه کنید اینکه حتما با داور جلسه خود، چند روز قبل از برگزاری جلسه ارتباط برقرار نمایید. این ارتباط می‌تواند به شکل حضوری، تماس و یا ارسال پیام باشد. البته به این نکته نیز توجه داشته باشید که رفتار شما شائبه چاپلوسی پیدا نکند.
- پرسشهای احتمالی داوران را از قبل برای خود لیست کنید تا در صورت پرسش، غافلگیر نشوید و با آرامش برای آنها پاسخی از قبل آماده کرده باشید.
- در مورد شخصیت داور بررسی لازم را انجام دهید و از اخلاق و چگونگی برگزاری جلسات دفاع وی از قبل، اطلاعات کسب نمایید. همچنین بر روی نکات حساسیت برانگیز ایشان تسلط پیدا کنید، آثار جدیدش را بشناسید، بخوانید و در صورت امکان به برخی از آنها استناد دهید. همانگونه که در جلسات گذشته هم گفته شد، از بعد روانشناسانه، برای هر داور بسیار اهمیت دارد که در جلسه دفاع جایگاه ویژه پیدا کند، در این صورت داور ارتباط خوبی با شما برقرار می‌کند و شما موفق‌تر خواهید بود.
- در جلسه دفاع مجازی، شما موظف هستید حداقل 30 دقیقه قبل از شروع رسمی جلسه لاگین کنید و آنلاین باشید، تا بتوانید از لحاظ فنی همه چیز را تحت کنترل داشته باشید. صدا و تصویر را چک کنید و تمام لوازم جانبی لازم را در دسترس خود قرار دهید.
- سیستم‌های کامپیوتری خود را یک بار ری‌استارت نمایید.
- برنامه‌های اضافه که باعث کند شدن سرعت سیستم و اینترنت می‌شوند را ببندید و یا غیرفعال کنید.
- لوازم جانبی را حتما در دسترس خود قرار دهید و کارکرد همه آنها را بررسی کنید، میکروفون، دوربین، کاغذ، قلم و گوشی خود را بررسی و آماده نمایید.
- از اینترنت پرسرعت استفاده کنید. اگر خودتان اینترنت پرسرعت در اختیار ندارید، از محل کار یا سازمانی که می‌تواند این امکان را در اختیار شما قرار دهد، خواهش کنید تا بتوانید از اینترنت پرسرعت استفاده کنید.
- حتماً از لپ‌تاپ و گوشی تلفن‌همراه با شارژکامل استفاده کنید تا در صورت قطع برق، مشکلی برای اتصال شما ایجاد نشود.
- در صورت امکان از دو دیوایس(مانیتور) استفاده کنید.
- پس از معرفی خود و خوشآمدگویی به اساتید، در موقع دفاع و چند دقیقه پس از شروع جلسه، ضمن عذرخواهی از اساتید، تصویر خود را قطع کنید. زیرا تصویر ایجاد نویز می‌کند و ممکن است برای بارگزاری یا اشتراک‌گذاری فایلها به مشکل برخورد کنید.
- از یکی از دوستان خود بخواهید تا در هنگام برگزاری جلسه دفاع در کنار شما حضور داشته باشد تا در صورت بروز اشکال، بدور از استرس برای برطرف کردن مشکل، به شما کمک کند.
- فایلهای مورد نیاز خود را در چند نسخه با فرمتهای مختلف آماده کنید تا در صورت لزوم از هرکدام از آنها که نیاز شد، استفاده نمایید و در نهایت یک کپی از فایل خود داشته باشیدکه اگر مشکل غیرمنتظره‌ای رخ داد، بتوانید از روی آن ارائه انجام دهید.
- 30 دقیقه قبل از جلسه لاگین شوید و شروع به صحبت و تعامل با اساتید کنید تا استرس شما کم شود و برای آغاز دفاع از لحاظ روحی آماده و ریلکس شوید.
- توصیه می‌شود، با برنامه‌ای غیر از سیستم ال ام اس که جلسه اصلی دفاع با آن برگزار می‌شود، با اساتید راهنما و مشاور خود ارتباط داشته باشید. به عنوان مثال می توانید اگر سوالی داشتید در واتس‌اپ از استاد خود بپرسید و یا می‌توانید اگر اساتید داور سوالی پرسیدند که نتوانستید پاسخ دهید، از راهنما یا مشاور خود کمک و راهنمایی بگیرید.
- تنظیمات دقیق ال ام اس را از قبل روی سیستم خود نصب، راه اندازی و بررسی کنید تا با امکاناتش آشنا شوید، چندبار لاگین و لاگ اوت شوید تا در زمان مقرر به دلیل عدم آشنایی با محیط ناآشنا دستپاچه و سردرگم نشوید.
- محیطی که برای برگزاری جلسه در نظر می‌گیرید نور کافی داشته باشد، زاویه دوربین و تصویر خود را جوری تنظیم کنید که اساتید بتوانند چهره شما را به راحتی ببینند. به عنوان مثال پشت به پنجره پرنور قرار نگیرید که تصویر شما تاریک بشود.
- در صورت امکان از pointer استفاده کنید تا اگر اسلایدی را توضیح می‌دهید بتوانید به قسمتهای مهم آن با pointer اشاره کنید و یا قسمتهایی که در حال توضیح هستید را با مکان نمای موس هایلایت کنید تا اساتید بهتر متوجه منظور شما شوند.
- یکی دیگر از نکات مهم برگزاری جلسه دفاع اینکه سعی کنید حتما شب قبل از دفاع خواب خوبی داشته باشید. حتی الامکان از هیجان، چه مثبت و چه منفی به دور باشید.
- یک محیط مجازی جایگزین مثل اسکایپ، googlemeet، یا واتس‌اپ آماده کنید و از قبل اساتید راهنما، مشاور و داور خود را در آن اضافه کنید و با هماهنگی قبلی از آنها بخواهید در صورت بروز مشکل در فضای اصلی برگزاری جلسه دفاع و احتمالاً قطع آن، از فضای جایگزین استفاده کنید. که این مورد را معمولاً دانشگاهها و اساتید می پذیرند و همکاری لازم را انجام می‌دهند.
- برای جذاب‌تر شدن فضای جلسه توصیه می‌شود از تصاویر تفننی مثل طبیعت، گلها و ... همراه با موسیقی ملایم در ابتدای جلسه استفاده کنید. همچنین بین جلسه یا ابتدا یا انتهای آن، کلیپ مرتبطی با موضوع پایان‌نامه‌تان در حد 2 الی 3 دقیقه، تهیه و پخش کنید.
- در صورت امکان هدایایی برای اساتید تدارک ببینید که بعد از جلسه دفاع برایشان ارسال نمایید. این نکته را در نظر داشته باشید که تدارک هدیه برای اساتید اجباری و جز بایدهای جلسه دفاع نیست ولی به لحاظ ادای احترام و قدردانی از زحمات اساتید و بهتر برگزار شدن جلسه دفاع و تلطیف فضای جلسه توصیه می‌شود که انجام گیرد.
در پایان برای همه عزیزانی که در شرف دفاع از پایان‌نامه کارشناسی‌ارشد یا رساله دکترای خود هستند، آرزوی موفقیت می‌کنیم.
تهیه گزارش از: بنت الهدی موحدی محب